Impression pour ONG à Kigali : réussir la visibilité bailleurs

Si votre projet est financé par un bailleur, l'erreur d'impression la plus coûteuse à Kigali n'est pas le prix d'une bâche. C'est d'en imprimer cinquante avec le logo du bailleur au mauvais endroit et de devoir tout refaire. Avant toute conception, demandez à votre chargé de programme les directives de visibilité du bailleur et transmettez-les à votre imprimeur avec le brief. Côté budget : les bâches PVC démarrent autour de 25 000 RWF, les stands roll-up à 60 000 RWF, les gilets haute visibilité à 10 000 RWF, les kits de formation à 5 000 RWF par participant et les rapports imprimés à 12 000 RWF l'exemplaire dans notre atelier de Kigali. Voici ce dont un projet a réellement besoin, ce que cela coûte, et comment l'acheter sans dépenser deux fois votre budget visibilité.

Ce que coûte l'impression pour ONG et projets à Kigali

Voici nos prix de départ indicatifs à Kigali, avant définition de la quantité, de la taille et des finitions :

• Bâches PVC (440g) - à partir de 25 000 RWF
• Bâches microperforées (résistantes au vent) - à partir de 35 000 RWF
• Stands roll-up - à partir de 60 000 RWF
• Fonds de scène et fonds photo - à partir de 120 000 RWF
• Signalétique d'événement et de site - à partir de 80 000 RWF
• Tentes et gazebos personnalisés - à partir de 150 000 RWF
• T-shirts et polos personnalisés - à partir de 6 000 RWF
• Gilets et vestes haute visibilité - à partir de 10 000 RWF
• Casquettes - à partir de 7 000 RWF
• Badges nominatifs et cartes d'identification - à partir de 3 000 RWF
• Tours de cou imprimés - à partir de 2 000 RWF
• Kits de formation et de participant - à partir de 5 000 RWF le kit
• Carnets personnalisés - à partir de 5 000 RWF
• Stylos personnalisés - à partir de 500 RWF
• Attestations et certificats - à partir de 2 000 RWF
• Flyers et dépliants - à partir de 15 000 RWF
• Affiches - à partir de 3 000 RWF
• Rapport ou livret piqué à cheval - à partir de 12 000 RWF l'exemplaire
• Rapport en dos carré collé - à partir de 15 000 RWF l'exemplaire

C'est la quantité qui fait le plus bouger ces chiffres, car le visuel et le calage sont partagés sur tout le tirage. Deux cents T-shirts coûtent bien moins cher à l'unité que trente, et c'est vrai de chaque ligne de cette liste.

Lisez les directives de visibilité avant toute conception

Presque tous les bailleurs institutionnels publient un manuel de visibilité ou de communication, et ce n'est pas une lecture facultative. Les règles varient selon le bailleur, mais les mêmes quatre exigences reviennent sans cesse : le logo du bailleur doit apparaître à une taille minimale, les logos doivent être disposés dans un ordre précis aux côtés de ceux du partenaire de mise en œuvre et du Gouvernement du Rwanda le cas échéant, une phrase de clause de non-responsabilité précise doit figurer sur les supports imprimés, et certains bailleurs veulent voir et approuver le visuel avant l'impression. Demandez à votre chargé de programme ou de communication la version en vigueur de ce document, car ces manuels sont révisés et un vieux PDF sur l'ordinateur de quelqu'un est la meilleure façon de rater tout un tirage. Puis transmettez-le nous avec le brief. Nous préférons de loin lire une fois un manuel de visibilité de vingt pages que réimprimer vos bâches parce que le logo faisait cinq millimètres de trop peu.

Construisez le bloc-logos une fois, puis réutilisez-le

La chose la plus utile qu'un projet puisse faire est de fixer le bloc-logos dès le départ : bailleur, partenaire de mise en œuvre, membres du consortium et gouvernement, dans le bon ordre, aux bonnes tailles relatives, avec la mention légale placée en dessous. Faites-le approuver une fois, gardez-le comme fichier verrouillé, et chaque bâche, T-shirt, couverture de rapport et attestation ensuite utilisera le même bloc. Les projets qui sautent cette étape reconstruisent la disposition à chaque activité, et elle dérive un peu à chaque fois - un logo un peu plus grand ici, un partenaire oublié là - jusqu'à ce qu'un audit ou une visite du bailleur le remarque. Si vos fichiers ne sont qu'un assortiment de logos basse résolution récupérés sur des sites web, réglez cela avant le premier tirage ; notre guide sur la préparation de fichiers prêts à imprimer explique ce dont nous avons besoin, et notre service de mise au point du visuel s'en charge si vous préférez nous le confier.

Ce dont ont besoin un lancement, une formation et une activité de terrain

Trois types d'activités couvrent l'essentiel de ce qu'un projet imprime, et chacun demande un kit différent. Un lancement ou un atelier de restitution à Kigali demande un fond de scène pour les photos qui finiront dans le rapport au bailleur, deux ou trois stands roll-up à l'entrée et à l'accueil, des tours de cou avec badges nominatifs, et des programmes imprimés. Une formation ou un atelier demande des kits participants - un carnet personnalisé, un stylo, l'agenda et les supports dans une chemise - ainsi que des attestations pour les participants, qui coûtent très peu et comptent beaucoup pour celui qui les reçoit. Une activité de terrain ou une visite de site demande des gilets haute visibilité ou des T-shirts personnalisés pour que l'équipe soit identifiable, une bâche PVC ou microperforée que l'on peut attacher à ce qui est disponible, et une tente personnalisée si des gens doivent rester des heures au soleil. Notre checklist du branding d'événement déroule un événement complet dans l'ordre.

Le matériel de terrain doit survivre au trajet, pas seulement au lancement

Imprimer pour une salle de conférence à Kigali et imprimer pour un site de district sont deux métiers différents, et c'est le second qui fait gaspiller les budgets. Tout ce qui part à l'intérieur du pays est enroulé, rangé sous d'autres équipements et redéroulé par la personne présente sur place : demandez donc des ourlets et des œillets métalliques sur chaque bâche plutôt qu'une simple feuille imprimée, et choisissez le microperforé plutôt que le PVC plein pour tout ce qui restera dehors dans le vent. Les stands roll-up doivent venir avec leur housse de transport, car c'est elle qui empêche le film de se froisser dans un coffre. Plastifiez tout ce qui sera manipulé de façon répétée - panneaux de site, listes de prix, aide-mémoire de terrain - car une feuille A4 plastifiée passe une saison des pluies, une feuille nue non. Et prévoyez quelques exemplaires de secours pour les petites pièces : perdre une bâche à deux districts de Kigali coûte plus cher en temps que cinq bâches de rechange à imprimer.

Les rapports, et le bon nombre d'exemplaires

La plupart des projets surimpriment le rapport et sous-impriment le résumé. Un rapport annuel ou d'évaluation complet est lu de bout en bout par très peu de monde : imprimez donc un tirage modeste pour le bailleur, le comité de pilotage et vos archives, et diffusez le PDF partout ailleurs. Ce qui manque toujours, c'est la version courte : le résumé de quatre pages, la fiche de résultats, la page unique remise à une délégation en visite. Imprimez-les généreusement, car elles coûtent une fraction d'un rapport relié et ce sont elles que les gens emportent vraiment. Le dos carré collé convient au-delà d'environ quatre-vingts pages et fait bonne figure sur une étagère ; la piqûre à cheval est moins chère et mieux adaptée aux documents courts. Notre guide sur l'impression de rapports et propositions à Kigali détaille les choix de reliure.

Achetez pour le projet, pas pour une seule activité

La façon la plus courante de gaspiller un budget visibilité à Kigali est de commander activité par activité : des bâches pour le lancement en mars, d'autres pour l'atelier de juin, des T-shirts en septembre, chaque fois en petite commande séparée avec son propre coût de calage et son visuel légèrement différent. Cartographiez plutôt l'année entière du projet. Comptez les événements déjà prévus, distinguez ce qui est réutilisable de ce qui est propre à une activité, puis commandez les éléments intemporels en un seul tirage. Stands roll-up, tentes, nappes et fonds de scène sans date peuvent servir un projet pendant trois ans. Tout ce qui porte une date, un district ou un titre d'atelier est unique : gardez-le à part et imprimez-le en petite quantité. Un seul fichier et une seule production sur l'année reviennent moins cher à l'unité, s'approuvent plus vite, et font que chaque activité ressemble au même projet plutôt qu'à une série d'événements sans lien.

Ce dont vos services achats et finances auront besoin

Les achats des ONG fonctionnent sur des pièces justificatives, alors nous établissons nos devis en conséquence. Chaque devis est détaillé ligne par ligne avec quantités et prix unitaires plutôt qu'un montant global, la TVA est indiquée séparément, et les bons de livraison accompagnent la marchandise pour que vos finances puissent les rapprocher de la facture. Si vos règles d'achat exigent trois devis comparables, dites-le nous dès le départ et nous veillerons à ce que le nôtre soit assez précis pour une comparaison à périmètre égal, car c'est le devis vague qui se fait écarter. Les obligations fiscales et d'achat varient selon l'organisation et le bailleur : confirmez ce qui s'applique à la vôtre auprès de votre service financier et de la Rwanda Revenue Authority avant d'engager une grosse commande - demander ne coûte rien et peut sauver tout un achat.

Comment commander chez nous

Envoyez-nous les directives de visibilité du bailleur, vos fichiers logo et la liste des activités à venir. Cela suffit pour un devis clair et détaillé, généralement dans l'heure. Nous réalisons une maquette numérique pour que vous et votre bailleur validiez le rendu réel avant toute impression, votre visuel approuvé reste chez nous pour que l'activité suivante se règle par un simple appel plutôt que par une nouvelle conception, et les commandes finies sont livrées à Kigali et partout au Rwanda. Pour les conférences et les lancements, nous pouvons livrer et tout installer sur place. Découvrez toute la gamme sur notre page grand format et notre page vêtements personnalisés, ou voyez notre formule branding de conférence si un seul événement a besoin de l'ensemble d'un coup.